Co všechno je doklad
- Vydané a přijaté faktury
- Účtenky a paragony (pokud jste plátce DPH a chcete odpočet, hlídejte, aby na nich bylo DIČ prodejce)
- Bankovní výpisy
- Smlouvy, objednávky a dobropisy
- Cestovní náhrady a jejich vyúčtování
Jak je posílat
- Faktury, které přišly e-mailem, rovnou přepošlete nebo uložte do sdílené složky. PDF je originál, netiskněte ho.
- Papírové účtenky vyfoťte nebo naskenujte hned, dokud jsou čitelné. Termopapír za pár měsíců vybledne.
- Výpisy z banky stáhněte z internetového bankovnictví, nebo nastavte jejich pravidelné posílání.
- Vydané faktury vystavujte v iDokladu nebo jiném programu s exportem. Ušetříte přepisování.
Pojmenování, které ušetří čas
Stačí jednoduché pravidlo: datum, dodavatel, částka. Například 2026-10-03_Alza_1290.pdf. Doklad pak dohledáte za vteřinu vy i my.
Jak často
Ideálně průběžně, nejpozději pár dnů po konci měsíce. Plátci DPH mají na přiznání a kontrolní hlášení lhůtu do 25. dne, takže čím dřív doklady přijdou, tím víc času zbývá na kontrolu. Konkrétní termín si domluvíme podle vašeho provozu.
A co papírové originály?
Elektronický doklad je plnohodnotný doklad. Papírové originály si zatím schovejte, dokud se nedomluvíme, jak je archivovat. Jak dlouho co schovávat, shrnuje článek Jak dlouho archivovat doklady.